概要
「Excelファイルを一括でPDFファイルに変換する方法」を説明する上で、PDFに変換するツールを作成する手順を用いて説明していきます。作成するツールの仕様は、PDFに変換したいExcelファイルを「入力ファイル格納フォルダ」に格納し、マクロを実行することで、「出力ファイル格納フォルダ」に変換したPDFファイルを出力するツールとなります。
ツールの作成手順
今回作成するツールは、以下の2つの手順を実施するだけになります。
・PDFに変換するために必要な情報を入力
・ExcelファイルをPDFに変換(VBAマクロ作成)
PDFに変換するために必要な情報を入力
PDFに変換するために必要な情報として以下の3点の入力情報が必要となります。
・入力ファイル格納フォルダ(PDFに変換したいExcelファイルを格納するフォルダ)
・出力ファイル格納フォルダ(変換したPDFファイルを出力するフォルダ)
・出力モード(「Excelのブック毎にPDF変換するのか」「シート毎にPDF変換するのか」)
入力情報は、ツール実行時に情報を打ち込むダイアログを作成してもいいですが、今回は入力情報を設定するシートを作成しております。イメージは以下の用なシートになります。
「入力ファイル格納フォルダ」と「出力ファイル格納フォルダ」については説明は不要かと思いますので、「出力モード」について説明致します。出力モードでは、ブック単位でPDFを作成するかシート単位でPDFを作成するかを決めることができます。詳細は以下で説明致します。
Excelのブック毎にPDFに変換
Excelをブック毎にPDFに変換するとは、1ブック内に複数のシートがあった場合であっても、1つのPDFファイルとして出力するということになります。以下のように「出力テスト.xlsx」の中に「AAAシート」「BBBシート」「CCCシート」があった場合、3シート分を1PDFファイルに出力します。
Excelのシート毎にPDFに変換
Excelをシート毎にPDFに変換するとは、1ブック内に複数のシートがあった場合、複数のPDFファイルとして出力するということになります。以下のように「出力テスト.xlsx」の中に「AAAシート」「BBBシート」「CCCシート」があった場合、各シート毎にPDFファイルに出力します。
ExcelファイルをPDFに変換(VBAマクロ作成)
次に実際のソースコードを書いて説明していきます。最後に全体のソースコードを載せます。
以下の構成で説明していきます。
・変数定義
・入力情報のチェック
・PDFに変換
変数定義
マクロを作成する上で、使用する変数を一番初めに定義していきます。コードは以下になります。
'========================================
' 変数定義箇所
'========================================
Public Const BOOK_MODE = "ブック単位"
Public Const SHEET_MODE = "シート単位"
'PDFを保存するファイルパスを指定
Dim filePath As String
'出力ファイルパス
Dim outputDir As String
'入力ファイルパス
Dim inputDir As String
'出力モード
Dim mode As String
'ループカウンタ
Dim i As Integer
'シート名称
Dim sheetName As String
入力情報のチェック
入力情報を入力するシートに値が設定されていることを確認します。入力するシートの名称は仮に「出力設定」としてコードを書いていきます。
'入力情報シートをアクティブにする
Worksheets("出力設定").Activate
'========================================
' 入力情報のチェック
'========================================
'入力ファイル格納フォルダ(出力設定シートのC3に値が設定されている場合)
inputDir = Cells(3, 3).Value
'出力ファイル格納フォルダ(出力設定シートのC6に値が設定されている場合)
outputDir = Cells(6, 3).Value
'出力モード(出力設定シートのC9に値が設定されている場合)
mode = Cells(9, 3).Value
'入力ファイルパスに値が設定されているか
If inputDir = "" Then
MsgBox "入力ファイル格納フォルダが設定されていません。"
Exit Sub
End If
'出力ファイルパスに値が設定されているか
If outputDir = "" Then
MsgBox "出力ファイル格納フォルダが設定されていません。"
Exit Sub
End If
'モードに値が設定されているか
If mode = "" Then
MsgBox "出力モードが設定されていません。"
Exit Sub
End If
PDFに変換
入力ファイル格納フォルダに格納したExcelファイルをPDFに変換する箇所のコードを記載致します。変換する箇所はモードによって出力方法をブック毎かシート毎かに分けております。
'入力フォルダにある全てのファイルを取得
Set FSO = New FileSystemObject
Set TARGET = FSO.GetFolder(inputDir).Files
Dim arr() As String
For Each TEMP In TARGET
arr = Split(TEMP.Name, ".")
'========================================
' ブック単位にPDF変換
'========================================
If mode = BOOK_MODE Then
'PDFへ変換するファイルを開く
Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
'開いたブックを、PDFで保存
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & ".pdf"
'開いたブックを閉じる
ActiveWorkbook.Close False
'========================================
' シート単位にPDF変換
'========================================
ElseIf mode = SHEET_MODE Then
'PDFへ変換するファイルを開く
Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
'シートの枚数分ループ
For i = 1 To Sheets.Count
'ワークシートをアクティブにする
Worksheets(i).Activate
'シート名称の取得
sheetName = ActiveSheet.Name
'シート毎にPDFで保存
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & "_" & sheetName & ".pdf"
Next i
'開いたブックを閉じる
ActiveWorkbook.Close False
End If
Next
MsgBox "PDFファイルの出力が完了しました。"
ソースコード全体
上記で説明したソースコードをまとめて記載したものが以下になります。
'PDF出力
Sub pdfOutput()
'========================================
' 変数定義箇所
'========================================
Public Const BOOK_MODE = "ブック単位"
Public Const SHEET_MODE = "シート単位"
'PDFを保存するファイルパスを指定
Dim filePath As String
'出力ファイルパス
Dim outputDir As String
'入力ファイルパス
Dim inputDir As String
'出力モード
Dim mode As String
'ループカウンタ
Dim i As Integer
'シート名称
Dim sheetName As String
'出力データシートをアクティブにする
Worksheets("出力設定").Activate
'========================================
' 入力情報のチェック
'========================================
'出力設定シートの入力チェック
inputDir = Cells(3, 3).Value
outputDir = Cells(6, 3).Value
mode = Cells(9, 3).Value
'入力ファイルパスに値が設定されているか
If inputDir = "" Then
MsgBox "入力フォルダが設定されていません。"
Exit Sub
End If
'出力ファイルパスに値が設定されているか
If outputDir = "" Then
MsgBox "出力フォルダが設定されていません。"
Exit Sub
End If
'モードに値が設定されているか
If mode = "" Then
MsgBox "出力モードが設定されていません。"
Exit Sub
End If
'入力フォルダにある全てのファイルを取得
Set FSO = New FileSystemObject
Set TARGET = FSO.GetFolder(inputDir).Files
Dim arr() As String
For Each TEMP In TARGET
arr = Split(TEMP.Name, ".")
'========================================
' ブック単位にPDF変換
'========================================
If mode = BOOK_MODE Then
'PDFへ変換するファイルを開く
Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
'開いたブックを、PDFで保存
ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & ".pdf"
'開いたブックを閉じる
ActiveWorkbook.Close False
'========================================
' シート単位にPDF変換
'========================================
ElseIf mode = SHEET_MODE Then
'PDFへ変換するファイルを開く
Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
'シートの枚数分ループ
For i = 1 To Sheets.Count
'ワークシートをアクティブにする
Worksheets(i).Activate
'シート名称の取得
sheetName = ActiveSheet.Name
'シート毎にPDFで保存
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & "_" & sheetName & ".pdf"
Next i
'開いたブックを閉じる
ActiveWorkbook.Close False
End If
Next
MsgBox "PDFファイルの出力が完了しました。"
End Sub
上記のソースをそのまま転記していただければ使用できますが、「FileSystemObject」を使用しているのでExcel側の設定を入れないといけない可能性があります。その場合「FileSystemObject 参照設定」でGoogle検索してください。参照設定する詳細がすぐに出てくると思います。
最後に
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