【VBA】Excelファイルを一括でPDFファイルに変換する方法

VBA
2022.03.24

概要

「Excelファイルを一括でPDFファイルに変換する方法」を説明する上で、PDFに変換するツールを作成する手順を用いて説明していきます。作成するツールの仕様は、PDFに変換したいExcelファイルを「入力ファイル格納フォルダ」に格納し、マクロを実行することで、「出力ファイル格納フォルダ」に変換したPDFファイルを出力するツールとなります。

ツールの作成手順

今回作成するツールは、以下の2つの手順を実施するだけになります。

・PDFに変換するために必要な情報を入力
・ExcelファイルをPDFに変換（VBAマクロ作成）

PDFに変換するために必要な情報を入力

PDFに変換するために必要な情報として以下の3点の入力情報が必要となります。

・入力ファイル格納フォルダ（PDFに変換したいExcelファイルを格納するフォルダ）
・出力ファイル格納フォルダ（変換したPDFファイルを出力するフォルダ）
・出力モード（「Excelのブック毎にPDF変換するのか」「シート毎にPDF変換するのか」）

入力情報は、ツール実行時に情報を打ち込むダイアログを作成してもいいですが、今回は入力情報を設定するシートを作成しております。イメージは以下の用なシートになります。

「入力ファイル格納フォルダ」と「出力ファイル格納フォルダ」については説明は不要かと思いますので、「出力モード」について説明致します。出力モードでは、ブック単位でPDFを作成するかシート単位でPDFを作成するかを決めることができます。詳細は以下で説明致します。

Excelのブック毎にPDFに変換

Excelをブック毎にPDFに変換するとは、1ブック内に複数のシートがあった場合であっても、1つのPDFファイルとして出力するということになります。以下のように「出力テスト.xlsx」の中に「AAAシート」「BBBシート」「CCCシート」があった場合、3シート分を1PDFファイルに出力します。

Excelのシート毎にPDFに変換

Excelをシート毎にPDFに変換するとは、1ブック内に複数のシートがあった場合、複数のPDFファイルとして出力するということになります。以下のように「出力テスト.xlsx」の中に「AAAシート」「BBBシート」「CCCシート」があった場合、各シート毎にPDFファイルに出力します。

※「ファイル名_シート名」でファイル出力

ExcelファイルをPDFに変換（VBAマクロ作成）

次に実際のソースコードを書いて説明していきます。最後に全体のソースコードを載せます。
以下の構成で説明していきます。

・変数定義
・入力情報のチェック
・PDFに変換

変数定義

マクロを作成する上で、使用する変数を一番初めに定義していきます。コードは以下になります。

'========================================
' 変数定義箇所
'========================================
Public Const BOOK_MODE = "ブック単位"
Public Const SHEET_MODE = "シート単位"
    
'PDFを保存するファイルパスを指定
Dim filePath As String
'出力ファイルパス
Dim outputDir As String
'入力ファイルパス
Dim inputDir As String
'出力モード
Dim mode As String
'ループカウンタ
Dim i As Integer
'シート名称
Dim sheetName As String

入力情報のチェック

入力情報を入力するシートに値が設定されていることを確認します。入力するシートの名称は仮に「出力設定」としてコードを書いていきます。

'入力情報シートをアクティブにする
Worksheets("出力設定").Activate

'========================================
' 入力情報のチェック
'========================================

'入力ファイル格納フォルダ(出力設定シートのC3に値が設定されている場合)
inputDir = Cells(3, 3).Value
'出力ファイル格納フォルダ(出力設定シートのC6に値が設定されている場合)
outputDir = Cells(6, 3).Value

'出力モード(出力設定シートのC9に値が設定されている場合)
mode = Cells(9, 3).Value

'入力ファイルパスに値が設定されているか
If inputDir = "" Then
    MsgBox "入力ファイル格納フォルダが設定されていません。"
    Exit Sub
End If

'出力ファイルパスに値が設定されているか
If outputDir = "" Then
    MsgBox "出力ファイル格納フォルダが設定されていません。"
    Exit Sub
End If

'モードに値が設定されているか
If mode = "" Then
    MsgBox "出力モードが設定されていません。"
    Exit Sub
End If

PDFに変換

入力ファイル格納フォルダに格納したExcelファイルをPDFに変換する箇所のコードを記載致します。変換する箇所はモードによって出力方法をブック毎かシート毎かに分けております。

'入力フォルダにある全てのファイルを取得
Set FSO = New FileSystemObject
Set TARGET = FSO.GetFolder(inputDir).Files
Dim arr() As String

For Each TEMP In TARGET
    
    arr = Split(TEMP.Name, ".")
    
    '========================================
    ' ブック単位にPDF変換
    '========================================
    If mode = BOOK_MODE Then
        'PDFへ変換するファイルを開く
        Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
    
        '開いたブックを、PDFで保存
        ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & ".pdf"

        '開いたブックを閉じる
        ActiveWorkbook.Close False
    '========================================
    ' シート単位にPDF変換
    '========================================
    ElseIf mode = SHEET_MODE Then
    
        'PDFへ変換するファイルを開く
        Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
        
        'シートの枚数分ループ
        For i = 1 To Sheets.Count
            'ワークシートをアクティブにする
            Worksheets(i).Activate
            'シート名称の取得
            sheetName = ActiveSheet.Name
            'シート毎にPDFで保存
            ActiveSheet.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & "_" & sheetName & ".pdf"
            
        Next i
    
        '開いたブックを閉じる
        ActiveWorkbook.Close False
    End If
    
Next

MsgBox "PDFファイルの出力が完了しました。"

ソースコード全体

上記で説明したソースコードをまとめて記載したものが以下になります。

'PDF出力
Sub pdfOutput()
    '========================================
    ' 変数定義箇所
    '========================================
    Public Const BOOK_MODE = "ブック単位"
    Public Const SHEET_MODE = "シート単位"
    
    'PDFを保存するファイルパスを指定
    Dim filePath As String
    '出力ファイルパス
    Dim outputDir As String
    '入力ファイルパス
    Dim inputDir As String
    '出力モード
    Dim mode As String
    'ループカウンタ
    Dim i As Integer
    'シート名称
    Dim sheetName As String
    '出力データシートをアクティブにする
    Worksheets("出力設定").Activate


    '========================================
    ' 入力情報のチェック
    '========================================
    '出力設定シートの入力チェック
    inputDir = Cells(3, 3).Value
    outputDir = Cells(6, 3).Value
    mode = Cells(9, 3).Value
    
    '入力ファイルパスに値が設定されているか
    If inputDir = "" Then
        MsgBox "入力フォルダが設定されていません。"
        Exit Sub
    End If
    
    '出力ファイルパスに値が設定されているか
    If outputDir = "" Then
        MsgBox "出力フォルダが設定されていません。"
        Exit Sub
    End If
    
    'モードに値が設定されているか
    If mode = "" Then
        MsgBox "出力モードが設定されていません。"
        Exit Sub
    End If
    
    '入力フォルダにある全てのファイルを取得
    Set FSO = New FileSystemObject
    Set TARGET = FSO.GetFolder(inputDir).Files
    Dim arr() As String

    For Each TEMP In TARGET
        
        arr = Split(TEMP.Name, ".")
        
        '========================================
        ' ブック単位にPDF変換
        '========================================
        If mode = BOOK_MODE Then
            'PDFへ変換するファイルを開く
            Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
        
            '開いたブックを、PDFで保存
            ActiveWorkbook.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & ".pdf"
    
            '開いたブックを閉じる
            ActiveWorkbook.Close False
        '========================================
        ' シート単位にPDF変換
        '========================================
        ElseIf mode = SHEET_MODE Then
        
            'PDFへ変換するファイルを開く
            Workbooks.Open Filename:=inputDir & "\" & TEMP.Name
            
            'シートの枚数分ループ
            For i = 1 To Sheets.Count
                'ワークシートをアクティブにする
                Worksheets(i).Activate
                'シート名称の取得
                sheetName = ActiveSheet.Name
                'シート毎にPDFで保存
                ActiveSheet.ExportAsFixedFormat 0, outputDir & "\" & arr(0) & "_" & sheetName & ".pdf"
                
            Next i
        
            '開いたブックを閉じる
            ActiveWorkbook.Close False
        
        
        End If
        
    Next

    MsgBox "PDFファイルの出力が完了しました。"

End Sub

上記のソースをそのまま転記していただければ使用できますが、「FileSystemObject」を使用しているのでExcel側の設定を入れないといけない可能性があります。その場合「FileSystemObject　参照設定」でGoogle検索してください。参照設定する詳細がすぐに出てくると思います。

最後に

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